1. Qui est responsable de vos données

La plateforme ChapImmo est éditée par ChapImmo.

Ci-après « ChapImmo », « nous ». Les coordonnées à utiliser pour toute question figurent à la section Nous contacter.

2. Agence cliente et ChapImmo : qui fait quoi

ChapImmo intervient à deux titres différents :

• Responsable du traitement pour les données des agences clientes et de leurs utilisateurs (comptes, abonnement, sécurité, support), ainsi que pour les visiteurs de nos pages publiques.
• Sous-traitant pour les données que chaque agence immobilière enregistre sur ses propres clients : locataires, propriétaires, souscripteurs de lotissement, prospects, candidats. Pour ces données, c'est l'agence qui est responsable du traitement : elle décide de ce qui est collecté et pourquoi. ChapImmo agit sur ses instructions et ne les utilise pas pour son propre compte.

Si vous êtes locataire, propriétaire, souscripteur ou prospect d'une agence, adressez en priorité vos demandes à cette agence. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande à l'agence concernée.

3. Les données que nous traitons

Selon votre situation, les données suivantes peuvent être traitées :

• Comptes des agences et de leurs utilisateurs : nom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, identifiants de connexion (le mot de passe n'est jamais stocké en clair), rôle et droits d'accès, informations de l'agence et de son abonnement, historique des connexions et des actions.
• Locataires et propriétaires : identité, coordonnées, informations sur le bien et le bail, loyers, échéances, paiements, reçus et quittances, documents du dossier, état des lieux.
• Souscripteurs de lotissement : identité, coordonnées, lot souscrit, échéancier, versements et reçus.
• Prospects et candidats : coordonnées, recherche immobilière, visites, dossier de candidature.
• Pièces d'identité et justificatifs transmis par l'agence ou par vous-même dans le cadre d'un dossier.
• Paiements Mobile Money : montant, date, statut, référence de la transaction et, le cas échéant, le numéro utilisé pour payer. ChapImmo ne reçoit ni votre code secret ni vos identifiants de portefeuille mobile.
• Messages WhatsApp : numéro de téléphone, contenu des messages échangés (texte, messages vocaux et leur transcription, documents), date et heure (voir la section Messages WhatsApp).
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, journaux de sécurité.

Le service s'adresse aux professionnels de l'immobilier et à leurs clients majeurs ; il n'est pas destiné aux mineurs.

4. Pourquoi nous les traitons

• Gestion locative et commerciale : baux, biens, propriétaires, lotissements, prospects, reversements. Fondement : exécution du contrat conclu avec l'agence, et du contrat entre l'agence et ses clients.
• Relances d'échéance : rappels avant échéance et avis de retard, par WhatsApp, SMS ou e-mail selon les réglages de l'agence. Fondement : exécution du bail ou de la souscription, et intérêt légitime de l'agence à être payée.
• Reçus, quittances et documents : émission et envoi. Fondement : exécution du contrat et obligations légales, notamment comptables.
• Bot conversationnel WhatsApp : répondre à vos questions (solde, échéances, reçus, demandes) et orienter vers l'agence. Fondement : exécution du contrat ou mesures prises à votre demande.
• Assistant d'intelligence artificielle mis à disposition des agences (rédaction, recherche, transcription de messages vocaux). Fondement : exécution du contrat avec l'agence.
• Sécurité, prévention de la fraude et support. Fondement : intérêt légitime et obligations légales.
• Gestion de l'abonnement de l'agence (essai, facturation). Fondement : exécution du contrat.

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

5. Messages WhatsApp

ChapImmo permet aux agences de communiquer avec leurs clients par WhatsApp, au moyen de la WhatsApp Business Platform fournie par Meta Platforms. Les messages sont envoyés depuis le numéro WhatsApp Business de l'agence ou depuis un numéro mis à disposition par ChapImmo pour le compte de l'agence.

Messages que vous pouvez recevoir : rappels d'échéance, avis de retard, confirmations de paiement et reçus, liens vers votre espace en ligne, réponses du bot ou de l'agence à vos messages.

Messages que vous nous envoyez : lorsque vous écrivez au numéro, nous recevons de Meta votre numéro de téléphone, le nom de votre profil WhatsApp, le contenu du message et son horodatage. Ils servent à vous répondre, à rattacher la conversation à votre dossier auprès de l'agence et à conserver l'historique des échanges. Un message vocal peut être transcrit en texte par un fournisseur d'intelligence artificielle pour être traité.

Chiffrement : les messages échangés avec un compte WhatsApp Business transitent par l'infrastructure de Meta, puis sont traités par ChapImmo pour pouvoir y répondre. À cette étape, ils ne bénéficient donc pas du chiffrement de bout en bout propre aux conversations entre particuliers. Meta traite également certaines données selon sa propre politique de confidentialité.

Ne plus recevoir de messages : vous pouvez à tout moment

• répondre « STOP » à l'un des messages reçus ;
• demander l'arrêt des messages directement à votre agence ;
• bloquer le numéro dans l'application WhatsApp : l'arrêt est alors immédiat.

Nos conditions d'utilisation obligent les agences à respecter ces demandes. Arrêter les messages ne supprime pas l'historique déjà enregistré : pour cela, voir la page Suppression des données.

6. Qui peut recevoir vos données

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin :

• L'agence immobilière concernée et ses utilisateurs habilités, selon leur rôle. Chaque agence ne voit que ses propres données.
• Le personnel de ChapImmo habilité, pour le support, la maintenance et la sécurité.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) : acheminement des messages WhatsApp.
• Notre fournisseur d'hébergement : stockage de la base de données, des documents et des sauvegardes.
• CinetPay et Wave : traitement des paiements Mobile Money, lorsque l'agence les active.
• Des fournisseurs d'intelligence artificielle : fonctions de l'assistant et transcription de messages vocaux, uniquement pour les contenus nécessaires à la tâche demandée. Une agence peut aussi utiliser son propre compte auprès d'un tel fournisseur.
• Un prestataire d'envoi d'e-mails et des services de cartographie (localisation des biens).

Nous pouvons enfin communiquer des données aux autorités lorsque la loi nous y oblige.

7. Transferts hors de votre pays

Certains sous-traitants, en particulier Meta, les fournisseurs d'intelligence artificielle et l'hébergeur, peuvent traiter des données en dehors de votre pays de résidence, notamment en Europe ou aux États-Unis. Ces transferts ne portent que sur les données nécessaires au service et sont réalisés dans le respect des conditions prévues par la réglementation applicable en matière de protection des données.

8. Combien de temps nous les gardons

Les durées ci-dessous constituent la politique de la plateforme. Une agence peut appliquer des durées plus courtes pour ses clients, ou plus longues lorsqu'une obligation légale l'impose.

• Compte d'agence et utilisateurs : pendant l'abonnement, puis 12 mois après sa fin, avant suppression ou anonymisation.
• Dossiers locatifs, propriétaires et souscriptions : pendant la relation avec l'agence, puis 5 ans.
• Pièces comptables (paiements, reçus, quittances, écritures) : pendant la durée légale de conservation, soit dix ans dans les pays de l'espace OHADA.
• Pièces d'identité : pendant la durée du dossier ; 6 mois pour une candidature non retenue.
• Prospects : 3 ans après le dernier contact.
• Conversations WhatsApp : 12 mois après le dernier échange, sauf si elles sont nécessaires à un dossier en cours ou à un litige.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois, sauf litige ou contrôle en cours.

9. Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) entre votre navigateur et la plateforme.
• Mots de passe conservés uniquement sous forme hachée, non réversible.
• Jetons d'accès WhatsApp et clés d'accès aux services d'intelligence artificielle chiffrés au repos.
• Cloisonnement strict des données entre agences, et accès aux données selon le rôle de chaque utilisateur ; les consultations de certaines données sensibles sont journalisées.
• Sauvegardes régulières et vérifiées.

Aucun système n'étant infaillible, nous informons les agences concernées en cas de violation de données, afin que les mesures et notifications nécessaires soient prises.

10. Vos droits

Conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel (Côte d'Ivoire), vous disposez d'un droit :

• d'accès aux données qui vous concernent ;
• de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• d'opposition, pour un motif légitime, et sans motif pour la prospection ;
• d'effacement des données dont la conservation n'est plus justifiée.

Pour les exercer, adressez-vous à votre agence ou à nous (section Nous contacter). Nous pourrons vous demander un élément permettant de vérifier votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez également saisir l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI), autorité de protection des données personnelles.

11. Personnes situées dans l'Union européenne

Si vous êtes situé dans l'Union européenne, le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) s'applique également. Les fondements indiqués à la section « Pourquoi nous les traitons » correspondent aux bases légales de son article 6. Vous disposez en outre d'un droit à la limitation du traitement et à la portabilité de vos données, ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays (en France, la CNIL).

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte d'évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, les agences clientes en sont informées.

13. Nous contacter

• Éditeur : ChapImmo

Vous pouvez adresser votre demande à votre agence immobilière ou, si vous disposez d'un compte, à ChapImmo depuis votre espace utilisateur.